Diseño Idealizado

Imagina por un momento que la organización para la que trabajas ha sido presa de las llamas y ha sido completamente destruida. Al día siguiente, te despiertas con la triste noticia mientras tomas tu primer café, el sabor amargo en tu boca ahora tiene un significado doble. Pero también recibes un extraño email: una invitación por parte de la dirección para participar en un proceso para refundar la organización. No hay mucha información más allá de la hora y el lugar en el que debes presentarte. Aprovechas para vestirte porque no tienes mucho tiempo. La extraña reunión es hoy mismo en un céntrico hotel de la ciudad. El tráfico es horrible y llegas al hotel donde has sido citado con muy pocos minutos de margen.

Estás tensionado y agitado mientras te acercas directamente a la pantalla donde lees que todas las salas disponibles están ocupadas por una única empresa totalmente desconocida llamada X-Genesis. Te invaden todavía más las dudas ya que nunca has oído hablar de X-Genesis, así que decides preguntar en recepción. En el mostrador, una bella mujer con una sonrisa cálida te mira y sonríe tras su impecable uniforme.

• “Buenos días, ehh! He recibido esta invitación esta misma mañana”, dices con voz nerviosa mientras le enseño el teléfono móvil.
• “Déjemelo un momento. ¿Es usted el señor Domingo?”
• “Sí”, contestas dubitativamente.
• “Señor Domingo, ha llegado con el tiempo justo, los demás han llegado hace más de 15 minutos”, afirma con voz calmada.
• “Le esperan en la sala Doñana. Está al subir la escalera principal a la derecha. ¿Necesita algo más?” te pregunta. Miras el reloj; son las 08:55, por lo que no quieres llegar tarde en tu primer día.
• “No, gracias”, respondes rápidamente, agradeciendo su amabilidad con una sonrisa apresurada. Aceleras el paso y abres las puertas mientras tu corazón late desvocado.

Al abrir las puertas ves cómo de pronto, todo el mundo te observa. Escaneas rápidamente en busca de un asiento libre pero estás demasiado nervioso como para observar con claridad. Después de unos segundos eternos, una mano se levanta en una de las mesas del fondo y te diriges lo más rápido que puedes mientras miras al suelo muerto de verguenza. Es Gema, una de las jefas de proyecto más respetadas de la organización. Su sonrisa es cortés, incluso empática, pero algo en sus ojos te dice que su amabilidad es casi de obligación ya que no le gustas especialmente.

• “Aquí está pasando algo muy gordo. ¿Has visto quiénes están aqui? cuchichea en apenas un murmullo. Haces un barrido con la mirada para ver el altísimo nivel de las personas invitadas, mientras te haces consciente de que este día va a ser cualquier cosa menos ordinario.

Este escenario puede parecer el inicio de una novela de misterio, pero es, de hecho, un ejercicio mental que nos adentra en el corazón del diseño idealizado de Russell Ackoff. Imagina que todo lo que conocías ha sido borrado y destruido, y tienes la oportunidad de comenzar de nuevo. ¿Qué crearías? ¿Cómo diseñarías la organización perfecta desde cero?.

El diseño idealizado es un proceso evocador que persigue la innovación y la creatividad al no imponer prácticamente restricciones a la hora de representar dónde queremos ir. Solamente se rige por tres leyes fundamentales que guían el proceso creativo. Estas leyes son:

1. La tecnología que usemos para desarrollar los productos o servicios debe ser factible, y estar accesible y disponible facilmente para nosotros.
2. Operacionalmente debe de ser viable. Esto quiere decir que debemos de cumplir con las cada vez más leyes y regulaciones que nos impone el estado, pero eso es un tema para otro post.
3. Capacidad de Mejora y Aprendizaje Organizacional: Debemos diseñar la organización con la capacidad de mejorar y aprender continuamente. Esto implica implementar mecanismos que permitan recibir información tanto interna como externa, y hacer ajustes en nuestras formas de trabajo y procesos para asegurar la adaptación constante. El aprendizaje organizacional no ocurre cuando un individuo aprende algo de relevancia sino que se trata de transformar ese conocimiento en artefactos o información accesible, y de cómo se utiliza por otras personas dentro de la organización, extendiendo así el aprendizaje más allá de la persona que lo genera.

Los elementos de un diseño idealizado son:

• Misión y visión: describe la razón, los ideales y por qué existimos además una descripción del negocio dónde queremos estar; que función ofrecemos a los múltiples interesados y nuestro compromiso con todos ellos.
• Productos y servicios que ofrecemos: qué tipo de productos y servicios queremos ofrecer y no tanto aquellos que hacemos ahora mismo.
• Mercados a los que servimos: a que mercados nos queremos dirigir con la gama de productos o servicios que vamos a ofrecer.
• Estructura organizacional: una organización usando paradigmas distribuidos o centralizados. Orientados a equipos alineados a producto o componente.

• Estilo de management: La actitud ante los cambios y el tiempo permite describir distintos tipos de management. El manager reactivo cree que cualquier tiempo pasado siempre fue mejor y resuelve los problemas que emergen para volver al status quo. El manager inactivo deja que la naturaleza siga su curso y sólo actúa en tiempos de crisis que amenacen seriamente la estabilidad o la supervivencia de la organización. Finalmente, el manager proactivo está deseoso de que el futuro llegue, invierte mucha energía en los cambios y en explotar las oportunidades que ofrece el futuro. Normalmente promueve un tipo de organización descentralizada donde la mayor parte de la toma de decisiones se realiza lo más cerca posible de donde se detectan los cambios que son necesarios implementar.

• Funciones internas: diseñar el funcionamiento de las partes y consolidar en caso de conflicto con el nivel inferior inmediato en el que las partes involucradas convergen. Normalmente un nivel 2 de Kanban.
  1. Compras
  2. Manufactura
  3. Mantenimiento
  4. Ingeniería
  5. Marketing y ventas
  6. Investigación y desarrollo
  7. Finanzas
  8. Contabilidad
  9. HHRR
  10. Comunicación interna y externa
  11. Legal y regulatorio
  12. Computación y procesamiento de datos
• Incentivos: Debemos pensar en cómo ls reglas que queremos poner en marcha inducen o animan los comportamientos e interacciones de las personas que participan dentro del sistema y cómo estas afectan al todo. Asumamos que jugar con el sistema, ya sea el que nosotros como diseñadores hayamos creado o el que otros nos estén obligando a seguir, es en realidad un cumplido a la creatividad humana. Es esencial desarrollar la capacidad de mejora y aprendizaje, revisando los efectos deseados y no deseados de los incentivos y modificándolos en caso necesario. Un ejemplo para tratar de clarificar estos incentivos se podría al pagar por uso de las arterias de la ciudad cuanto más vacíos vayan los asientos de los coches; si los profesores fuesen evaluados por aprendizaje (output) y no por conocimiento explicado (input) o retrasar el pago de bonus a los directivos en de corto plazo hasta pasados varios años y que los efectos de sus decisiones puedan verse en su totalidad..

El diseño idealizado es un proceso audaz y desafiante ya que es la tarea de diseñar una organización es compleja y requiere de una inversión importante de energía, tiempo y dinero. Por contra, si hemos observado el sistema desde los múltiples puntos de vista que lo conforman mejora el compromiso ya que ha acomodado a todas las voces tratando de solucionar potenciales conflictos que puedan surgir surgir. Finalmente, el diseño idealizado no es solo un ejercicio teórico; es una práctica estratégica que puede transformar la forma en que las organizaciones funcionan y crecen.

Preguntas y Respuestas

• ¿Qué es un diseño idealizado? Un diseño idealizado nos permite con un mínimo de restricciones dar rienda suelta a la creatividad al permite visaulizar cómo podría funcionar una organización de la forma en la que a nosotros nos gustaría.