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Las 12 preguntas para tu reunión diaria
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12 Preguntas para dar la vuelta a tu reunión diaria

Cuando las reuniones diarias son siempre lo mismo, las mismas 3 preguntas y las personas perciben o expresan que es aburrido y que ha perdido el valor, es el momento de cambiarla ¿pero cómo hacerlo?

Por si no lo conocéis, el juego AskKanban de HUGE.IO es el que llevo un tiempo utilizando y he extendido y reordenado en busca proporcionar ideas a los equipos que promuevan interacciones más ágiles, mayor coordinación y que existan más posibilidades de colaboración y de atención al flow.

El juego consiste en proporcionar las tarjetas a un observador quién .

Las 12 preguntas son:

  1. ¿Hay trabajo urgente que debemos atender? Si existen urgencias se identifica un plan de acción para tratarlas adecuadamente.
  2. ¿Hay trabajo que no está visible en nuestro tablero? Visualizamos el trabajo que no ha seguido el cauce normal antes de que pueda impactarnos de forma negativa en el resto de decisiones.
  3. ¿Qué podemos terminar hoy? Identificamos las peticiones de cliente que se planean que van a terminar hoy.
  4. ¿Hay trabajo bloqueado no gestionado adecuadamente? Los bloqueos solo se dan fuera del equipo por lo que se revisan de forma activa.
  5. ¿Cómo podemos colaborar? El equipo busca explícitamente mejorar el flow del trabajo y promueve la colaboración y el trabajo en equipo. Actuar ante situaciones como: bloqueos no atendidos, trabajo que lleva mucho tiempo en proceso o trabajo desatendido son algunos puntos donde actuar.
  6. ¿Hay trabajo en espera que requiere nuestra atención? Revisamos todos aquellos trabajos que están esperando dentro del flujo de trabajo a ser atendidos.
  7. ¿Necesitamos incorporar trabajo al backlog mediante replenishment? Cuando existe el riesgo de que el equipo se quede sin trabajo se coordina una reunión de replenishment para identificar lo más importante a realizar por el equipo en los siguientes días.
  8. ¿Hay algún trabajo que requiere una clase de servicio especial o atención distinta? A veces es necesario aplicar políticas de prioridad distintas para algún trabajo en progreso.
  9. ¿Lo siguiente que vamos a hacer es problable que se bloquee? Una comprobación para asegurarnos de que lo próximo a realizar no está bloqueado.
  10. ¿Todas las tarjetas tienen un dueño? Todas las peticiones del cliente tienen como mínimo un owner.
  11. ¿Hay alguien que tenga demasiado trabajo en proceso? Los contínuos cambios de contexto afectan de forma muy negativa al flow por lo que buscamos activamente cuidarnos de sus efectos negativos.
  12. ¿Hay alguien que no tenga o potencialmente se vaya a quedar sin trabajo hoy? Esta última pregunta invita a las personas sin trabajo asignado o cercano a terminar para que colaboren con el trabajo en proceso o tomen la resonsabilidad de una nueva peticiòn del cliente.

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Iatrogenia - Sobre los experimentos con grupos sociales

El último punto que me gustaría tratar tienen que ver una idea que me ronda en la cabeza desde el año 2018 y que proviene de un libro llamado AntiFragile. La Iatrogenia es un daño en la salud, causado o provocado por un acto médico. LLevado a nuestro contexto, lo podríamos refrasear como sigue: cuando una actuación nuestra sobre un equipo o sistema social provoca un impacto más perjudicial que beneficioso.

En mi experiencia propia, he promovido alegremente cambios en sistemas sociales sin tener en cuenta el posible daño que la práctica o nueva idea pueda acarrear además de que cuando se revisa, principalmente se recogen datos subjetivos y opiniones.

Para tratar de minimizar o prevenir el posible daño de la iatrogenia, se pueden plantear herramientas como la formulación de hipótesis y análisis a partir de evidencias de lo que se espera que suceda en el sistema con la introducción de esta nueva práctica.

Este proceso se puede llevar acabo apartir de 2 preguntas sencillas:

¿Que comportamientos observables podríamos esperar que sucedieran si llevamos a acabo este experimento?

¿Qué es importante para vosotros de __________?

Un ejemplo de esto sucedía este verano en un cliente facilitando sesiones de descubrimiento de flujo de trabajo de los diversos equpos de la red. Entre otras cosas, pusimos en marcha la reunión diaria como práctica y la conversación que sigue, es un resumen de cómo realizamos este proceso.

Pablo: ¿Qué comportamientos esperamos observar que serían beneficiosos si ponemos en marcha la reunión diaria?

A: Más colaboración entre las personas del equipo.

Pablo:Más colaboración, entiendo. ¿Cómo podríamos observar si estamos colaborando?

A: Bueno, si hay 2 personas trabajando sobre el mismo trabajo o tienen previsto trabajar juntas durante el día.

Pablo: Ok. Entiendo. Varias personas trabajando juntas. ¿Lo podríamos observar con el número de imanes con vuestros avatares sobre las peticiones de los clientes en vuestro panel?

Pablo: Si observamos diariamente la cantidad de peticiones del cliente que tienen más de una persona durante un período de tiempo podemos inferir que estamos colaborando.

Pablo: Recomiendo que el observador, haga el "tracking" de todas las evidencias

Pablo: ¿Algún comportamiento observable más?

B: Si. Es importante que todos sepamos lo que los demás están haciendo.

Pablo: ¿Porqué es importante para ti el saber lo que están haciendo los demás?

B: Porque quiero poder saber lo antes posible quién tiene problemas y qué vamos a hacer para resolverlos.

Pablo: OK, entonces es importante para ti saber quién está haciendo qué, y además, cuando tenemos problemas, que estos sean visibles y se resuelvan ¿no?

Pablo: Y si empezamos a observar duarante un tiempo:

Pablo: 1º: si las personas del equipo tienen esta reunión diaria vamos a poder observar dónde está cada uno de nosotros trabajando.

Pablo: 2º: Si las personas del equpo están adecuadamente asignadas a las peticiones del cliente de ese día sabremos en qué están trabajando cada una de ellas.

Pablo: 3º: Si los problemas están adecuadamente visualizados cuando aparecen y medimos también el tiempo de resolución podemos observar tanto el tiempo de resolución.

...

Una última pregunta: ¿Cuánto tiempo necesitaríamos estar recogiendo datos para estar seguros de que este cambio funciona como esperamos?

A: Una semana

B: Dos semanas como mínimo. Hemos probado muchas cosas durante un par de días y luego las hemos abandonado.

B: Revisemos estos datos en la próxima Retro que tenemos en 2 semanas.


No quiero dejar este post de hoy sin una frase de Dov Seidman que me persigue allá donde voy.

Las cosas que decidimos cuantificar son un reflejo de nuestros valores, de lo que valoramos como empresa. Porque cuando calibras algo, la gente sabe que es importante
Dov Seidman
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