Reading:
Las 6 prácticas del método Kanban
Image

Las 6 prácticas de Kanban

Hay 6 prácticas esenciales en Kanban que nos ayudan a gestionar la complejidad de un producto o servicio y nos ofrece pistas de los problemas y cómo mejorar. Sigue leyendo para que obtengas pistas de cómo el método kanban puede ayudarte.

Visualiza el trabajo

El método Kanban tomó las prácticas y principios de Lean, entre otras y las adaptó para el trabajo del conocimiento, el cual es físicamente invisible. No es posible observar el trabajo acumulado en un ordenador.

Image

Cuando comenzamos a poner tarjetas para cada uno de los trabajos que hay que hacer de un equipo, podemos empezar a observar el flujo de trabajo.

Un tablero Kanban representa entonces, el flujo de trabajo de un individuo o grupo de personas y cada uno de las tarjetas representa el trabajo a realizar y circula de izquierda derecha a través de distintas actividades que aportan valor.

Algunos servicios gestionan grandes cantidades de peticiones de trabajo por lo que no pueden usar tableros Kanban físicos.

En esa situación, los tableros digitales o cuadros de mando nos sirven para observar la evolución del trabajo, detección de problemas tempranos, definición de acuerdos de calidad de servicio y otros indicadores de predictibilidad del servicio.

Limitar el trabajo en progreso

Una de las prácticas fundamentales al poner en marcha un sistema Kanban es limitar el trabajo en progreso/proceso. Esto articula un sistema pull en el que el siguiente trabajo a realizar no comienza hasta que no se ha liberado capacidad dentro del sistema.

La idea proviene de los supermercados, en la cual, se repone el stock de un producto cuando baja de un determinado nivel en las estantería para que los clientes los puedan comprar.

Existen diferentes formas de limitar el trabajo en progreso:

  • CONWIP: aplica un único limite de WIP a todo el sistema con lo que cierra por completo la entrada de nuevos elementos hasta que se completa el flujo de trabajo.
  • Por columna o actividad del flujo de trabajo: aplica un límite de WIP por cada una de las actividades del flujo.
  • Por tipo de trabajo a realizar por parte del servicio
  • Por persona: este tipo de limite de WIP se produce en estadios iniciales o proto-kanban donde no hay un sistema kanban plenamente definido.

Gestiona el flow

Kanban es un método de gestión del trabajo basado en evidencias que persigue entre otras cosas, maximizar la cantidad de trabajo entregado mejorar la predictibilidad.

Usamos evidencias para observar los cuellos de botella, pilas de trabajo sin terminar, bloqueos, y las diferentes fuentes de variabilidad y los problemas de calidad con el fin de que el trabajo fluya de la forma más "suave" posible hasta el cliente.

Implementa políticas explícitas

Tanto un grupo de individuos de un equipo como a un nivel superior en el que son distintos equips los interactuan, necesitan de reglas sencillas y claras para interacciones de forma efectiva.

Estas reglas representan las expectativas y necesidades del trabajo para que este pueda fluir de la forma más eficiente posible.

Todas estas políticas y acuerdos entre individuos o equipos, deben de estar visibles y representadas en los distintos flujos de trabajo. Esta característica es muy importante ya que ayudan a cuestionar su validez y fomenta que se revisen de forma frecuente.

Políticas explícitas de calidad, limites de WIP, tipos de trabajo, SLA o replenishment son algunos ejemplos de políticas explícitas de un sistema Kanban.

Implementa feedback loops

En el prisma del método Kanban, la organización es una red de servicios interdependientes y en la interacción entre los distintos servicios está la clave para la mejora del flow.

Los feedback loops articulan los espacios de toma de decisión, de inspección de producto, mercado o servicio, de cómo realizamos el trabajo y llevamos a cabo los cambios necesarios para continuar mejorando.

Estos feedback loops son reuniones periódicas a distintos niveles de la organización mejorar.

  • Strategy Review: Cada 3 meses se revisan los objetivos, la situación de los mercados a los que nos dirigimos, nuestra capacidad con respecto a la demanda y nuestra estrategia.
  • Operation Review: Cada mes se revisa la demanda y capacidad de cada servicio con la atención puesta en las dependencias entre ellos. Se observan cuellos de botella, dependencias de los sistemas Kanban especialmente con servicios compartidos y se toman decisiones de mejora.
  • Risk Review: Revisión de los riesgos de los sistemas Kanban.
  • Service Delivery Review: retrospectiva pero a nivel de servicio. Se evalúa la satisfacción del cliente y estudian opciones de mejora con respecto al servicio proporcionado.
  • Replenishment meeting: seleccionar que trabajos son lo más importante a realizar. Es importante recalcar que en este punto trabajamos mucho la reducción de riesgos (definition of ready).
  • Kanban meeting: reunión diaria en la que se coordinan las acciones para que el trabajo fluya de la forma más eficiente posible.
  • Delivery Planning meeting: planea el trabajo de entrega al cliente.

Está practica no te fuerza a realizar nuevas reuniones, sino que busca que te localices en lo realmente importante y empieces a introducir un lenguaje basado en evidencias.

Mejora de forma colaborativa, evoluciona a través de la experimentación

El método Kanban es fundamentalmente un método de mejora. No persigue un estado final o tiene plan de transformación ya que no existe ese estadio final estático.

El contexto se mueve y evoluciona y la organización evoluciona y se mueve con el o se extingue. Para poder entender esa complejidad de este continuo flujo de movimientos es muchas veces necesario usar el modelo científico para validar o invalidar hipótesis.

Nuestra propia acción modifica el sistema y esta nos cambia a nosotros. Para poder entender toda esta complejidad se usan distintos modelos:

  • Teoría de las restricciones
  • Teoría de la variación y como afecta a los procesos
  • Teoría de la complejidad
  • Modelo económico de Lean y desperdicios
  • Pensamiento sistémico

Conclusión

Si buscas mejorar la entrega y adaptación de una forma no disruptiva, la implementación de las prácticas de Kanban puede ayudarte a cultivar esos comportamientos que fomentarán y soportarán esa la cultura de tu organización.

Necesitas saber cómo consigues los resultados para poder mejorar aquello que produces por lo que las prácticas de Kanban crean consciencia de la situación en tu organización.

arrow-up icon